Con la llegada de las tecnologías digitales a la imagen, se dio un salto cualitativo importante. Como en todas las transiciones, existe un punto desde el cual hay que tomar decisiones y subirse al tren de las nuevas tendencias para poder seguir avanzando.
Tened claro que los vídeos están desapareciendo, las cintas se degradan con los años y cada vez que editáis vídeos hay que volver a capturar las imágenes de la cinta al ordenador.
Esta pérdida de tiempo y espacio es inútil y hay que darle solución.
Debido a la amplia variedad de ofertas tecnológicas existentes, siempre surgen temores sobre el camino a elegir, ya que por desgracia no hay una solución magistral.
LA PRINCIPAL PROBLEMÁTICA RADICA EN LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS CON UNA GRAN CANTIDAD DE CINTAS ANALÓGICO - DIGITALES, Y COMO AFROTAR SU ORDENACIÓN, ANÁLISIS, DOCUMENTACIÓN, INDEXACIÓN Y SU ALMACENAMIENTO CON SEGURIDAD.
Para cada empresa o entidad, hay que adoptar medidas a la medida de sus necesidades, que aúnen esfuerzos técnicos, humanos y económicos, aportando soluciones basadas en estándares globales de mercado y de CÓDIGO ABIERTO. Remarco la importancia del Código abierto para evitaros disgustos con softwares dependientes de pequeñas empresas que en un futuro puedan desaparecer.
Voy a intentar orientaros en este artículo con soluciones meditadas y basadas en fundamentos técnicos y metodológicos, para que los apliquéis cuando acudáis a una empresa para que os ayude a crear vuestra videoteca.
La creación de la videoteca ha de ser una actuación meditada y que pase por diversas fases debidamente planificadas.
Un mal planteamiento de salida, traerá en el futuro consecuencias desastrosas.
Para prevenir estas situaciones, os aconsejo actuar en tres fases:
Creación de un protocolo de actuación.
No se puede empezar a trabajar si previamente no se ha estudiado el pasado, situación actual y futuras actuaciones del archivo.
Todas las decisiones han de quedar por escrito y crear un protocolo que defina como operar en cada caso, abierto a futuras actualizaciones por mejoras en la cadena productiva.
No sirve de nada capturar masivamente, si no hay una normativa de trabajo y un análisis de los materiales sobre una base de datos.
En este protocolo se define:
• Estudio e inventario de los fondos, tipología, cantidad, formatos y situación legal.
• Selección de formatos de destino (Calidad óptima y copia de visionado).
• Workflow de la videoteca.
• Integración de los flujos de trabajo: Productivo y videoteca.
• Sistema de almacenaje y copias de seguridad.
• La formación del equipo.
• Otros muchos factores específicos y personales a cada empresa e institución.
Herramientas de trabajo a medida.
Según los objetivos del cliente, habrá que plantearse las necesidades:
La creación de una base de datos (En la red local o Internet), basada en normativas internacionales ISAD, IFLA o IFTA, que defina el número de campos, su funcionamiento y la inserción de la información. Partiendo de esta, se pueden integrar los metadatos dentro de los propios archivos, por separado en forma de archivos XML o en una base de datos local.
Si se creó la BBDD en Internet, es posible utilizar esta información para alimentar un sistema de búsquedas on-line, de acceso público o restringido, que facilite el acceso multipuesto a la información desde cualquier lugar.
Una herramienta para la consulta interna (en la intranet de la empresa), o pública (Internet) de fondos, visionado, selección y encargo de clips (archivos audiovisuales) por medio de un sistema automático, similar al carrito de la compra empleado en los portales de Internet.
Formación de los equipos responsables de la gestión de la videoteca.
Servicio de digitalización e ingesta masiva.
Si están claros los dos puntos anteriores, se tienen plasmadas las líneas de trabajo (protocolo de actuación) y las herramientas a emplear para mejorar su accesibilidad, ya podemos empezar a trabajar.
Ante un gran archivo de cientos o miles de horas a digitalizar no existen soluciones mágicas, solamente se puede cribar o seleccionar aquello de verdadera importancia y adoptar un método de digitalización selectiva en cadena.
Se parte de un protocolo de actuación con el que se cuantifica el inventario de cintas, los formatos de entrada – salida, sobre que plataforma se va a guardar la información y como se integra en la dinámica de trabajo de la empresa.
Conocidos estos datos, ya es posible calcular cual va a ser el coste del servicio tanto si lo realizáis con una empresa externa, o decidís crear un equipo de trabajo en la vuestra.
Seguiremos informando.
Juan Ángel
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